TEMARIO: 

"GESTIÓN DE ARCHIVOS DE TEXTOS"

1.1 HERRAMIENTAS DE INSERCIÓN

La inserción de contenido puede llevarse a cabo mediante la selección de cualquiera de los elementos que se encuentren en el apartado “Insertar”: tablas, imágenes desde archivo, imágenes pre diseñadas, gráficos, formas, hipervinculos, marcadores, encabezados, cuadros de texto, símbolos, entre otros. Es posible la inserción de  texto a través de las funciones “Copiar” (‘Control´) y “Pegar” (‘Ctrl´ + v).

1.1.1 ILUSTRACIONES 

IMÁGENES 

En el documento podemos insertar imágenes. Estas imágenes pueden ser pre diseñadas o bien estar en un archivo. Al seleccionar una imagen en el documento se activa la cinta de opciones de imagen:

ESTILOS DE IMAGEN

• Estilos visuales; se trata de los formatos prediseñados que permiten modificar una      imagen de forma directa
• Forma de la imagen; aplica a la imagen el contorno de una autoforma, manteniendo su formato
• Contorno de la imagen; especifica el formato (color, grosor ...) del contorno de la        imagen
• Efectos de la imagen; aplica un efecto visual a la imagen que puede ser una sombra, un reflejo, 3D, etc.                                                                                                                        

POSICIÓN Y AJUSTE DE LA IMAGEN

la posición de una imagen puede establecerse desde la opción posición de la selección organizar. cuando la imagen convive con texto hay que definir cómo se ajustan ambos. 

(AJUSTE DE TEXTO)

• CUADRADO
• ESTRECHO
• TRANSPARENTE
• ARRIBA Y ABAJO
• DETRÁS DEL TEXTO

FORMAS

Word proporciona una amplia gama de formas predefinidas que posteriormente, se puede modificar. Para insertar una forma se presiona el botón FORMAS en la sección ILUSTRACIONES.

esta barra tiene muchas acciones en común con la de imágenes, sobre todo en lo referente a la posición y al ajuste.

Word ofrece al usuario la posibilidad de aplicar a las formas sombras y otros efectos 3D . Estas acciones se encuentran en las secciones EFECTOS DE SOMBRA y EFECTOS 3D

GRÁFICOS DE SMARTART

Los gráficos SmartArt son una novedad de Word 2007 y pretenden complementar el uso de ilustraciones para enriquecer un documento. En correcto , los gráficos smartart son una forma sencilla y eficaz de presentar información de forma visual.

Existen diferentes gráficos SmartART que están organizados en cuatro tipos : Proceso , jerarquía , ciclo y relación.

la creación del smartart se hace a partir del diseño original, añadiendo o quitando texto o formas.

los gráficos smartart son intercambiables con otras aplicaciones de office e incluso se les puede dotar de movimiento al incluirlos en presentaciones.

1.1.2 VÍNCULOS

Un hipervínculo refiere a lo que conocemos comúnmente como liga. Nos permite saltar a otra página para encontrar material que nos sea de utilidad. La inserción de hipervínculos en un documento que vamos a imprimir no tiene mucho sentido, ya que el hipervínculo no funcionará.

1.1.3 ENCABEZADO, PIE DE PÁGINA

Hay elementos en un documento que deseamos que se repitan en varias páginas, el nombre del autor del documento o el número de página. Para esto se ocupan los encabezados y pie de páginas. Estos elementos corresponden al área del inicio y fin de cada página, para activarlos, debemos seleccionar la opción “Insertar”. Si seleccionamos la pestaña de la opción ‘Encabezado’ se mostrarán sus diferentes tipos.

Los encabezados y pies de página se utilizan para agregar en la parte superior o inferior del documento, respectivamente, títulos, nombre del autor, logotipos, numeración, etcétera.

La secuencia para que puedas crear un encabezado es la siguiente:

1.  Selecciona la pestaña Insertar.
2. Da clic en Encabezado.
3. Elige el tipo de encabezado que deseas.
4. Escribe el texto, pega o inserta una imagen.
5. Se tiene la opción de escribir un texto e insertar o pegar una imagen dentro del encabezado, de forma simultáneamente; además, en la pestaña de Inicio se podrá utilizar el formato y cambiar el tipo de letra, tamaño de fuente y color a elección.
6. Para cerrar la edición da clic sobre algún espacio de la hoja de trabajo. Se visualizará el encabezado automáticamente y se repetirá en todas las hojas del documento.

Pie de página

La secuencia para que puedas crear un pie de página es la siguiente:

1. Selecciona la pestaña Insertar.
2. Da clic en Pie de Página.
3. Selecciona el tipo de pie de página que deseas.
4. Se tiene la opción de escribir un texto e insertar o pegar una imagen y dar el formato de preferencia, tal como se realizó en el encabezado.
5. Para cerrar la edición da clic sobre algún espacio de la hoja de trabajo. Se visualizará el pie de página automáticamente y se repetirá en todas las hojas del documento.

1.1.4 TEXTO

El menú de “Insertar” incluye la opción de “cuadro de texto”, la cual permite agregar texto que estará encerrado en un rectángulo con la finalidad de resaltarlo. Para utilizar esta herramienta, tenemos que seleccionarla y dibujar con el apuntador del ratón el tamaño de área que necesitamos para enmarcar nuestro escritorio.

Modificar fuentes

El Grupo de fuente le permite cambiar su estilo de fuente del texto, tamaño, color y muchos otros elementos

1. Haga clic en la flecha desplegable de estilo de fuente y tamaño de fuente
2. y seleccionar los cambios que desea hacer.
3. Mientras que el texto se destaca también puede hacer clic en el color, negrita, cursiva o subrayado comando para modificar el texto aún más.

Cambiar mayúsculas y minúsculas del texto

Puede cambiar el tipo de texto seleccionado en un documento haciendo clic en un botón llamado Mayúsculas cambio de la cinta.

1. Elija una opción en la lista desplegable, que incluye Caso de la oración, minúsculas, mayúsculas, Capital Cada palabra, y el caso de alternancia.
2. Resalta el texto que desea cambiar el caso.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Cambiar mayúsculas y minúsculas.

Adición de efectos de texto

1. Seleccione el texto que desea agregar un efecto.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Efectos de texto.
3. Haga clic en el efecto que desea. Para más opciones, seleccione Contorno, Sombra, Reflexión, a continuación, haga clic en el efecto que desea agregar.

Remover efectos del texto

1. Seleccione el texto que desea quitar un efecto de
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Borrar Formato.

Copiar formato

La característica Copiar formato le permite copiar rápidamente un formato que ha aplicado al texto que ya está en el documento.

1. Seleccione el texto o gráfico que tiene el formato que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, de un solo clic en Formato, el puntero se convertirá en un icono de pincel.
3. Lleve el cursor en el texto o gráfico que desea dar formato y haga clic en el texto.
4. Para detener el formateo, presione la tecla ESC o haga clic en el comando Copiar formato.

Borrar formato

Para deshacerse de todos los estilos, efectos de texto y el formato de fuente en el documento, haga lo siguiente:

1. Seleccione el texto que desea borrar el formato de. O presione CTRL + A para seleccionar todo el documento.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Borrar formato.

1.1.5 SÍMBOLOS

insertar dentro de un documento Word nos encontramos con los llamados símbolos y caracteres especiales, los cuales poseen una función bien definida, por lo cual seguramente en algún momento los utilizaremos, ya que no pueden ser reemplazados por otros elementos.

Entre las formas más sencillas de insertar caracteres especiales en Word, podemos utilizar distintos atajos simples del teclado para ello. Por ejemplo, si necesitamos insertar el carácter de copyright, sólo necesitaremos pulsar de forma simultánea las teclas CTRL + ALT + C.

Si utilizamos la versión 2007 de Word, para poder insertar caracteres especiales en un documento debemos llevar a cabo los siguientes pasos.

Paso 1

Nos desplazamos hasta la opción “Insertar” y pulsamos sobre el ítem “Símbolo”.

Paso 2

Una vez que hayamos realizado esta acción, Microsoft Word nos mostrará una pequeña lista con los caracteres más comunes. En el caso de que deseemos ver más opciones de caracteres, deberemos pulsar sobre el botón “Más símbolos”.

Paso 3

En ambos casos, después de seleccionar el carácter deseado, hacemos un clic en “Insertar”.

1.1.6 TABLAS

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se puede realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.

Crear tablas 

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña insertar>grupo Tablas> botón Tabla.

allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas: Botón Tabla

1.  Una de las formas es utilizar las cuadrículas que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreara de naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmaremos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documentos.
2. Es haciendo clic en insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.
3. Usar el vinculo Dibujar Tabla. El cursor támara forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formaran. Esta opción es mas lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas.

Para retocar una tabla 

1. Podemos elegir el estilo, grosor y color de borde y el cursor támara forma de pluma para que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla.

2.1 DISEÑO DE PÁGINA

Antes de escribir un texto con apoyo de Word, te recomendamos preparar la página, determinando principalmente el tamaño de la hoja, la orientación, los márgenes, los encabezados y los pies de página.

Márgenes

Permiten establecer el ancho y largo de una hoja de trabajo. Cuando creas un documento, éste ya cuenta con márgenes preestablecidos, pueden ser modificados de acuerdo con el estilo que desees utilizar.

Para la configuración de los márgenes puedes realizar lo siguiente:

1. Selecciona la pestaña Diseño de página.
2. Elige alguno de los márgenes ya predeterminados o da clic en configurar página y escribe manualmente los centímetros de los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo, o bien, coloca el puntero del mouse en los límites de la regla vertical y horizontal, deslizándose hasta determinar el margen que deseas.

Tamaño

No todos los documentos requieren el mismo tamaño de papel, varían según la necesidad. Con tal fin, puedes seleccionar diversos tamaños, ya sea carta, oficio, etcétera.

Para modificar el tamaño puedes realizar lo siguiente:

1. Selecciona la pestaña Diseño de página.
2. Elige el comando Tamaño.
3. Escoge alguno de los tamaños ya predeterminados o da clic en más Tamaños de papel, selecciona la pestaña Papel y elige la medida deseada.
4. Si deseas especificar un tamaño personal, indica la medida de Ancho y Alto. Utiliza las opciones de ajuste de tamaño.

Orientación

Para configurar la orientación puedes seguir los pasos que se indican a continuación:

1. Selecciona la pestaña Diseño de página.
2. Elige el comando Orientación y escoge vertical u horizontal, según necesites.

Color de página

Con Word es posible darle mayor diseño a la página de un texto, estableciendo un color de fondo.

Para ello es necesario que sigas los pasos que se indican a continuación:

1. Selecciona la pestaña Diseño de página.
2. Da clic en el comando Color de página.
3. Selecciona el color de tu preferencia.

2.1.1 CONFIGURACIÓN DE PÁGINA

Configurar la página se refiere a establecer parámetros que están involucrados principalmente con la impresión de un documento, estos parámetros pueden ser: márgenes, orientación de la página y tamaño del papel, entre otros.

De forma inicial, Word asigna valores predeterminados para los parámetros, pero estos parámetros pueden modificarse por el usuario según el tipo de documento con el que esté trabajando y las necesidades que tenga. Los valores asignados a cada parámetro pueden aplicarse en todo el documento o sólo en una parte de él.

Se recomienda que al momento de planear el contenido de un documento y antes de iniciar el proceso de formato, se configure la página para establecer valores que afectan directamente la posición del texto dentro de la página, tales como: tamaño de la hoja, márgenes y orientación de la página.

Para configurar una página:

1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar el comando Configurar página.
3. Aparecerá un cuadro diálogo con cuatro apartados: Márgenes, tamaño del papel, fuente del papel y diseño de página.
4. Establecer valores en los parámetros de todos o algunos de los apartados.
5. Oprimir el botón Aceptar.

2.1.2 IMPRIMIR 

El botón Imprimir permite realizar la impresión de la totalidad de las páginas del documento activo en la impresora predeterminada que esté conectada al ordenador.

1. Asegúrese de que la impresora está activa.
2. Pulse el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar. En la barra de estado se verá un icono que muestra cómo van siendo enviadas las páginas a la impresora.

IMPRESIÓN DE UN DOCUMENTO DESDE EL MENÚ ARCHIVO

Es probable que en algunas ocasiones tenga que imprimir una o dos páginas solamente en un documento de gran extensión, en lugar de todas las páginas. Una de las opciones de impresión que puede elegir permite imprimir tan sólo la página actual, es decir, aquella en donde se haya ubicado el punto de inserción.

1. Asegúrese de que la impresora está activa.
2. Pulse dos veces en la posición de la barra de estado donde aparece el número de página y teclee 1 en el cuadro de diálogo Ir a.
3. Pulse en Ir a, para situarse en la página 1 del documento y pulse Cerrar.
4. Pulse en Imprimir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
5. En el área Intervalo de Páginas, pulse en el botón de la opción Página actual.
6. Pulse Aceptar, para que comience la impresión.

3.1 REFERENCIAS

Pestaña Referencias. Como su nombre lo indica es para insertar referencias de texto en cuanto a edición bibliográfica tales como: tablas de contenido (indice), notas al pie, citas bibliográficas, títulos, etc. Esta pestaña se usa para documentos formales como tesis, artículos científicos o de investigación, libros, etc ...

3.1.1 TABLAS DE CONTENIDO

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento.

Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.

La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el documento.

Pasos para crear una tabla de contenido

1. Marcar temas y subtemas que formarán la tabla
2. Numerar los temas y subtemas (si no aparecen numerados)
3. Crear la tabla de contenido
4. Modificar la tabla de contenido (actualizar, eliminar)

Marcar los temas y subtemas que formarán la tabla

Cada título en el documento tiene un nivel de importancia diferente. Este orden de importancia se muestra principalmente en la numeración que se le da a cada uno. Por ejemplo, los títulos principales generalmente se numeran con números arábigos simples (1, 2, 3, 4, ...), los subtítulos de estos o títulos de segundo nivel se numeran con números compuestos de dos dígitos separados por punto (1.1, 2.3, 4.5, 8.8) y los subtítulos de éstos últimos o títulos de tercer nivel se numeran con números compuestos de tres dígitos separados por punto (1.1.1, 2.3.6, 4.5.4, 8.8.10) y así sucesivamente.

Normalmente, las tablas de contenido utilizan como máximo tres niveles de títulos.

Cada título debe marcarse de acuerdo a su nivel de importancia utilizando los estilos que presenta Word, así:

• A los títulos principales se les aplica el estilo Título 1
• A los títulos de segundo nivel se les aplica el estilo Título 2
•  A los títulos de tercer nivel se les aplica el estilo Título 3

Crear la tabla de contenido

1. Haga clic en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido (según normas icontec va en la parte inicial del documento)
2. En el menú Referencias y en el grupo tabla de contenido haga clic en Tabla de contenido
3. Seleccione el diseño que más le agrade
4. Seleccione las demás opciones que desee
5. Haga clic en aceptar

Eliminar un tema o subtema de la tabla

• Para sacar un tema o subtema de la tabla de contenido basta con seleccionar el texto y cambiar el estilo a normal.

Actualizar la tabla de contenido

• Si crea nuevos temas o subtemas o elimina algunos de los ya existentes, la tabla de contenido no se actualiza automáticamente, sino que deberá ubicarse en ella, hacer clic derecho y elegir la opción actualizar.

3.1.2 NOTAS AL PIE

Puede usar notas al pie y notas al final en los documentos para explicar, comentar o aportar referencias a información que se ha mencionado en el texto. Por lo general, las notas al pie aparecen en la parte inferior de la página y las notas al final en la parte final del documento o sección.

Agregar una nota al pie

1. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al pie.
2. Haga clic en Referencias > Insertar nota al pie.
3. En la pestaña Referencias, el botón Nota al pie está resaltado
4. Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la marca de nota al pie en la parte inferior de la página.

Escriba el texto de la nota al pie.

1. Agregar una nota al final
2. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al final.
3. Haga clic en Referencias > Insertar nota al final.
4. En la pestaña Referencias, el botón Nota al final está resaltado
5. Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la marca de la nota al final en la parte final del documento.
6. Escriba el texto de la nota al final.

Personalizar las notas al pie y notas al final

Después de agregar las notas al pie y notas al final, puede cambiar la forma en que aparecen. Por ejemplo, puede cambiar el formato de número o donde aparezcan en su documento.

1. En el menú Insertar, haga clic en Nota al pie para abrir el cuadro Notas al pie y notas al final. Cuadro Nota al pie y nota al final
2. En el cuadro Notas al pie y notas al final, seleccione las opciones que desee.

3.1.3 CITAS Y BIBLIOGRAFÍAS 

Una bibliografía, en sentido amplio, es una relación de fuentes de información (libros, artículos, páginas web…) que se aporta para ampliar, profundizar o confirmar la información de nuestro documento. La bibliografía se suele poner, en un apartado específico, al final del documento y con un formato (estilo) previamente definido.

Una cita es una marca o etiqueta (normalmente un número entre paréntesis) en el documento que hace referencia a una fuente de información citada en la bibliografía. Con las citas, fundamentalmente, se atribuye el mérito al autor original.

Para agregar una cita:

1. En la pestaña Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha situada junto a Estilo y, después, haga clic en el estilo que quiera emplear para la cita y la fuente. Por ejemplo, los documentos sobre ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes. La opción Estilo APA está resaltada en la pestaña Referencias.
2. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.
3. En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar cita y luego siga uno de estos procedimientos:
4. Para agregar la información de la fuente, haga clic en Agregar nueva fuente y, después, en el cuadro de diálogo Crear fuente, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de fuente bibliográfica y seleccione el tipo de fuente que quiere usar (por ejemplo, una sección de un libro o un sitio web).
5. Si desea agregar un marcador de posición para crear una cita y completar la información de la fuente más adelante, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Junto a las fuentes de marcador de posición del Administrador de fuentes aparecerá un signo de interrogación.
6. Si decide agregar una fuente, escriba sus detalles. Para agregar más información sobre una fuente, active la casilla Mostrar todos los campos bibliográficos.
7. Haga clic en Aceptar cuando termine. La fuente se agrega como cita en el lugar seleccionado del documento.
8. Cuando haya completado estos pasos, la cita se agrega a la lista de citas disponibles. La próxima vez que cite esta referencia, no tiene que volver a escribirlo todo. Solo tiene que agregar la cita al documento. Después de agregar una fuente, es posible que deba realizar cambios en ella más adelante. Para ello, consulte Editar una fuente.

1.1.4 TÍTULOS

Un título es un rótulo numerado, por ejemplo, "Figura 1,", que puede agregar a una tabla (tabla: una o varias filas de celdas habitualmente utilizadas para mostrar números y otros elementos para una referencia y análisis rápido. Los elementos de una tabla se organizan en filas y columnas.), ilustración, ecuación o a otro elemento.

Puede hacer que Word agregue títulos automáticamente cuando inserta tablas, figuras u otros elementos en el documento. O, si ya ha insertado los elementos, puede agregar títulos manualmente.

Agregar títulos

Siga uno de estos procedimientos:

1. En el menú Insertar, elija Referencia y, a continuación, haga clic en Título.
2. Haga clic en Autotítulo.
3. En la lista Agregar título al insertar, seleccione los objetos para los que desee que Microsoft Word inserte títulos.
4. En la lista Usar el rótulo, seleccione un rótulo existente. Si la lista no proporciona el rótulo correcto, haga clic en Nuevo rótulo, escriba el nombre del rótulo nuevo en el cuadro Rótulo y, después, haga clic en Aceptar.
5. Seleccione las demás opciones que desee.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Inserte el objeto en el documento (menú Insertar, comando Objeto). Word agregará automáticamente el título adecuado y un número secuencial siempre que inserte uno de los objetos seleccionados en el paso 3.
8. Si desea agregar más texto al título, haga clic después del título y escriba el texto que desee.

1.1.5 ÍNDICE 

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, junto con las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, debe marcar las entradas de índice proporcionando el nombre de la entrada principal y la referencia cruzada en el documento y, a continuación, generar el índice.

Después de marcar todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y cree el índice terminado. Word recopila las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, hace referencia a los números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice en el documento.

Marcar las entradas

1. Seleccione el texto que quiere usar como entrada de índice o simplemente haga clic en el lugar donde desea insertar la entrada.
2. En el grupo Índice de la pestaña referencias, haga clic en marcar entrada.
3. Puede editar el texto en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice.
4. Puede agregar un segundo nivel en el cuadro Subentrada. Si necesita un tercer nivel, siga el texto de subentrada con punto y coma.
5. Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y, a continuación, escriba en el cuadro el texto de la otra entrada.
6. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página.
7. Haga clic en Marcar para marcar la entrada de índice. Para marcar este texto en cualquier lugar en que aparezca en el documento, haga clic en Marcar todas.
8. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de diálogo marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 y 4.

Crear el índice

Después de marcar las entradas, estará listo para insertar el índice en el documento.

1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice.
2. En el grupo Índice de la pestaña referencias , haga clic en Insertar índice.
3. En el cuadro de diálogo Índice, puede elegir el formato de las entradas de texto, números de páginas, pestañas y caracteres de relleno.
4. El aspecto general del índice se pueden cambiar con las opciones del menú desplegable Formatos. En la ventana de la parte superior izquierda se muestra una vista previa.
5. Haga clic en Aceptar.

Modificar o dar formato a una entrada de índice y actualizar el índice

Si marca más entradas tras la creación del índice, tendrá que actualizar el índice para verlas.

1. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar Imagen del botón en el grupo párrafo de la pestaña Inicio .
2. Busque el campo XE de la entrada que desea cambiar, por ejemplo, { XE "Callisto" \t "vea lunas" }.
3. Para modificar o dar formato a una entrada de índice, cambie el texto que está entre comillas.
4. Para actualizar el índice, haga clic en el índice y, a continuación, presione F9. O haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la pestaña referencias .

Si encuentra un error en el índice, busque la entrada de índice que desea cambiar, realice el cambio y, a continuación, actualice el índice.

Eliminar una entrada de índice y actualizar el índice

1. Seleccione el campo de entrada de índice completo, incluidas las llaves ({}) y, a continuación, presione la tecla Suprimir.
2. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar Imagen del botón en el grupo párrafo de la pestaña Inicio .
3. Para actualizar el índice, haga clic en el índice y, a continuación, presione F9. O haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la pestaña referencias .

4.1 REVISAR

Esta opción comprueba la ortografía y gramática del texto en el documento. Nos ayuda a abrir el panel de tareas de referencia y buscar en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción. Se utiliza para sugerir palabras con un significado parecido a las palabras seleccionadas. Sirve para traducir el texto seleccionado a un idioma diferente. Se usa para habilitar la información en pantalla que traduce palabras en otro idioma en las que se detiene el cursor. Sirve para establecer el idioma utilizado para comprobar la ortografía y la gramática del texto seleccionado. Nos ofrece buscar el número de palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento. También puede descubrir el recuento de palabras en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.

4.1.1 COMENTARIOS 

Use comentarios en el documento para realizar sugerencias a otras personas o para realizar un seguimiento de los problemas para su seguimiento.

Insertar un comentario

1. Seleccione el texto sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto.
2. En la pestaña Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. Escriba su comentario. Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento.

Responder a un comentario

1. En el comentario, haga clic en el botón Responder.
2. El icono Responder al comentario está resaltado O bien, haga clic en el comentario y en la pestaña Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. Escriba la respuesta.

Eliminar un comentario

1. En la pestaña Revisión, en la sección Comentarios, haga clic en Siguiente para seleccionar un comentario.
2. En la pestaña Revisar haga clic en Eliminar. Para eliminar todos los comentarios a la vez, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, luego, en Eliminar todos los comentarios del documento.

4.1.2 RESTRIGIR EDICION

Todos estamos expuestos a que en algún momento esta información sea vulnerable por razones como ataques de malware, fallos al momento de guardar el documento o dejarlo abierto, exceso de confianza y más. Afortunadamente, Microsoft Word 2016 nos ofrece una solución integral y práctica para restringir la edición de nuestros documentos y así conservar la integridad de estos en todo momento.

Modificar un archivo bloqueado

Es posible modificar ciertas opciones del área de bloqueo de archivos del Centro de confianza para poder abrir, editar y guardar un archivo bloqueado.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.
2. Haga clic en Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de bloqueo de archivos.
3. Active la casilla Abrir tipos de archivo seleccionados en Vista protegida y permitir la edición.

Ver o modificar la configuración de bloqueo de archivos en el Centro de confianza

1. Abra un programa de Office.
2. Haga clic en Archivo > Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de bloqueo de archivos.
4. En la lista Tipo de archivo, active o desactive las opciones Abrir o Guardar para los tipos de archivos que desea bloquear o habilitar.

Explicación de la configuración de bloqueo de archivos

• No abrir los tipos de archivo seleccionados     Los tipos de archivo seleccionados con marcas de verificación están bloqueados y no se pueden abrir ni guardar. Verá un mensaje de error cuando esta opción esté establecida.
• Abrir los tipos de archivo seleccionados en Vista protegida     Los tipos de archivo seleccionados se abren en la Vista protegida. El botón Habilitar edición está deshabilitado en la barra de mensajes y en la vista Backstage.
• Abrir tipos de archivo seleccionados en Vista protegida y permitir la edición Los tipos de archivo seleccionados se abren en la Vista protegida. El botón Habilitar edición está habilitado en la barra de mensajes y en la vista Backstage.

5.1 MACROS

Una macro es una serie de comandos e instrucciones que se agrupan de forma conjunta como un mismo comando para completar una tarea automáticamente.

Para ahorrar tiempo en las tareas que realiza con frecuencia, agrupe los pasos en una macro.

Para ejecutar una macro, haga clic en el botón o en la barra de herramientas de acceso rápido y presione el método abreviado de teclado. También puede hacerlo desde la lista de Macros.

Ejecutar un macro:

1. Haga clic en Vista > Macros > Ver macros.
2. En la lista que se encuentra en la sección de Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
3. Haga clic en Ejecutar.

Grabar un macro con un botón:

1. Haga clic en Vista > Macros > Grabar macro
2. Escriba un nombre para la macro.
3. Para usar esta macro en futuros documentos, asegúrese de que el cuadro Guardar macro en especifica Todos los documentos (Normal.dotm).
4. Para que la macro se ejecute al hacer clic en un botón, elija Botón.
5. Haga clic en la nueva macro (tendrá un nombre parecido a Normal.Nuevas Macros.<nombre de la macro>), y luego en Agregar.
6. Haga clic en Modificar
7. Elija una imagen para el botón, escriba el nombre que quiera y haga clic en Aceptar dos veces.
8. Ahora es el momento de grabar los pasos. Haga clic en los comandos o presione las teclas para cada paso de la tarea. Word graba los clics y las pulsaciones de teclas.
9. Para detener la grabación, haga clic en Vista > Macros > Detener la grabación.

El botón de la macro aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para ejecutar la macro, haga clic en el botón.

6.1 PLANTILLAS

Son los documentos prediseñados con los que podemos empezar a trabajar sin preocuparnos por la estructura o formato. Sirve para todas esas ocasiones que no queremos empezar un trabajo desde cero.

Para eso hay que seguir el siguiente procedimiento:

Paso 1: Da forma al documento.

Paso 2: Ve al menú Archivo y selecciona la opción Guardar como.

Paso 3: Entre las diferentes opciones disponibles aparece Plantilla de Word. Seleccionando ésta habremos establecido el documento como una plantilla más de las que el programa tiene disponibles. Se almacena por defecto en Mis Documentos > Plantillas personalizadas de Office y con extensión .DOTX.

Editar la plantilla

Para actualizar la plantilla, abra un archivo, realice los cambios que quiera y, a continuación, guarde la plantilla.

1. Haga clic en Archivo > Abrir.
2. Haga doble clic en equipo o en este equipo.
3. Vaya a la carpeta Plantillas personalizadas de Office en Mis documentos.
4. Haga clic en su plantilla y haga clic en Abrir.
5. Haga los cambios necesarios y guarde y cierre la plantilla.

Usar su plantilla para crear un nuevo documento

• Para iniciar un archivo nuevo basado en la plantilla, haga clic en archivo > nuevo > personalizado y haga clic en la plantilla.

7.1 PDF 

Los documentos del tipo PDF son en la actualidad uno de los pilares fundamentales donde se sostiene el concepto llamado “Oficina sin papeles”, ya que sin ellos sería prácticamente imposible llevar a cabo ni siquiera la mitad del trabajo que se hace en cualquier comercio, industria o actividad.

Este formato, creado a principios de la década del 90, pero popularizado más tarde gracias a la expansión de Internet de banda ancha, fue desarrollado por Adobe, y básicamente su mejor cualidad es la de contener un documento que se imprimirá o visualizará sin problemas en cualquier computadora, smartphone o tablet en la que se ejecute, independientemente de las fuentes o recursos almacenados en el dispositivo.

PDF y seguridad

Con el paso del tiempo, el formato PDF ha ido incorporando diversos elementos de seguridad, para que su distribución y manipulación estén siempre bien protegidas. Para ello, el usuario que los crea, puede asignarle al archivo diversas opciones de seguridad, con ello se logra que quien no posea el password o los permisos suficientes, pueda, por ejemplo, abrirlo pero no editarlo. Asimismo, es posible prohibir ambas acciones, o incluso sólo inhabilitar que pueda ser impreso.

Cómo abrir y editar archivos PDF

La manera más sencilla y práctica de visualizar un archivo PDF, es descargando e instalando en nuestro sistema el lector de PDF desarrollado por Adobe, el cual está disponible en forma gratuita pulsando sobre este enlace.

Con respecto a la creación de archivos PDF, existen muchas alternativas, incluyendo las herramientas proporcionadas por las herramientas gráficas como Photoshop, InDesign y muchas otras. Sin embargo, este no es el único método, ya que hasta es posible crear un documento PDF directamente desde un procesador de texto como Word o desde el navegador, utilizando la opción “Imprimir como”.

En este sentido, las herramientas más eficaces serán las que el usuario decida de acuerdo a su disponibilidad y conocimientos.

7.1.1 FORMULARIO

Es un documento cuyo objetivo es que el usuario introduzca datos estructurados (nombre y apellidos, dni, etc.) en las zonas habilitadas al efecto. El modelo tradicional de formulario era un documento con espacios en blanco donde el usuario iba rellenando la información. Sin embargo, esto ha cambiado con las aplicaciones informáticas, ya que estas han permitido utilizar otra serie de herramientas para insertar la información (listas desplegables, campos de texto, etc.).

Paso 1: Mostrar la sección "Desarrollador”

• Vaya a la pestaña "Archivo" y haga clic en "Opciones".
• Ahora, seleccione "Personalizar cinta". Vaya a la lista en "Pestañas Principales", seleccione la casilla " Desarrollador " y haga clic en "OK".

Paso 2: Crear una plantilla de formulario

Para evitar perder tiempo, una plantilla de formulario debe ser su punto de partida y asegúrese de comenzar este paso con una plantilla en blanco.

Una plantilla de formulario: Tu punto de partida

• Vaya a la sección "Archivo" y haga clic en "Nuevo".
• Verá el cuadro "Buscar plantillas en línea"; aquí, introduzca el tipo de formulario que desea crear y, a continuación, haga clic en "ENTRAR".
• Seleccione la plantilla de formulario que desee y pulse "Crear".

Para empezar con una plantilla en blanco:

• Vaya a la pestaña "Archivo" y haga clic en "Nuevo".
• Pulse "Documento en blanco".

Paso 3: Añadir contenido a este formulario

• Vaya a la sección "Desarrollador" y haga clic en "Modo de diseño".
• A continuación, debe insertar los controles que desee.

Debe introducir un control de texto en una sección en la que los usuarios puedan introducir texto.

Los usuarios pueden cambiar el texto en cursiva o negrita bajo un control de contenido de texto enriquecido; además, pueden escribir varios párrafos. Si prefiere limitar lo que los usuarios añaden, necesita introducir (o mejor aún, insertar) el control de contenido de texto plano.

• Haga clic en la parte en la que desea insertar este control.
• Vaya a la sección "Desarrollador" y seleccione "Control de contenido de texto sin formato" o "Control de contenido de texto enriquecido".

Paso 4: Establecer las propiedades de los controles de contenido

Hay propiedades que puede establecer/cambiar para todos los controles de contenido.

• Seleccione el control de contenido (imagen, selector de fecha, etc.), que desea cambiar.
• Vaya a la sección "Desarrollador", haga clic en "Propiedades" para seleccionar las propiedades que desee.

Paso 5: Incluya el texto de instrucción en su formulario

Hágalo para personalizar el texto de instrucción predeterminado para los usuarios del formulario:

• Vaya a la sección "Desarrollador" y seleccione "Modo de diseño".
• Haga clic en el control de contenido en el cual desea modificar el texto instructivo del marcador de posición.
• Efectuar su cambio deseado en el texto del marcador de posición y hacer el formato en su estilo preferido.
• De nuevo, vaya a la sección "Desarrollador" y desmarque "Modo de diseño" para desactivar la función de diseño y guardar el texto de instrucción añadido.

Paso 6: Incluya la protección en su formulario

Este paso (uso del comando "Restricción de edición") sirve para limitar la medida en que otros pueden formatear/editar un formulario:

• Abra su formulario para ir a "Inicio", haga clic en "Seleccionar" y luego presione CTRL+A.
• Vaya a la pestaña "Desarrollador" y seleccione "Restringir edición".

7.1.2 DOCUMENTOS

Un documento de Word es un archivo de extensión y formato .DOC (o .docx, .docm a partir de Word 2007), creado por el procesador de texto Microsoft Word.

Un documento de Word puede contener texto, formatos, tablas, gráficos y fotos, scripts, etc.

Originalmente la extensión .doc se empleaba para formato de texto plano. Durante la década del 80, el programa WordPerfect empleó la extensión .DOC para su formato propietario. Luego, en los 90, Microsoft comenzó a utilizar esta extensión para el propio formato propietario del procesador de textos Microsoft Word. Adoptó .docx a partir de Word 2007.

Un documento de Word, también es soportados (en ocasiones parcialmente) por otras aplicaciones como ser las gratuitas OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony, Apple Pages y AbiWord.

Dado que Microsoft Word ha sido utilizado por tantos usuarios de Windows y Mac, el archivo DOC se ha convertido en un estándar de facto para la comunicación de información en forma de texto y se envía rutinariamente de un usuario a otro como un archivo adjunto de correo electrónico

Crear un documento

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba el tipo de documento que quiere crear y presione Aceptar.

Agregar texto y darle formato

1. Coloque el cursor y escriba texto.
2. Para aplicar formato al texto, seleccione el texto y luego elija una opción: Negrita, Cursiva, Viñetas, Numeración, etc.

Agregar imágenes, formas, elementos SmartArt, grafico, etc

1. Seleccione la pestaña Insertar.
2. Seleccione lo que quiera agregar:

• Tablas: seleccione Tablas, mantenga el mouse sobre el tamaño que desea y selecciónelo.
• Imágenes: seleccione Imágenes, busque la imagen que quiera, y seleccione Insertar.
• Imágenes en línea: seleccione Imágenes en línea, busque y seleccione la imagen que desea, y seleccione Insert .
• Formas: seleccione Formas, y luego seleccione una forma de la lista desplegable.
• Iconos: seleccione Iconos, elija el que desea, y seleccione Insert .
• Modelos 3D: seleccione Modelos 3D, elija un origen en línea o un archivo, vaya a la imagen que desea, y seleccione Insertar.
• SmartArt: seleccione SmartArt, elija un Elemento gráfico SmartArt y seleccione Aceptar.
• Gráfico: seleccione Gráfico, el gráfico que quiera y Aceptar.
• Captura de pantalla: seleccione Captura de pantalla y seleccione una del desplegable.

7.1.3 CONVERSIÓN DE ARCHIVOS 

Si no elige un estándar de codificación al guardar un archivo, Word lo codifica como Unicode. Por lo general, puede usar la codificación Unicode predeterminada, ya que admite la mayoría de los caracteres de la mayoría de los idiomas.

Si el documento se va a abrir en un programa que no admite Unicode, puede elegir un estándar de codificación que coincida con el programa de destino. Por ejemplo, Unicode le permite crear un documento en el idioma chino tradicional en su sistema en inglés. Pero si el documento se va a abrir en un programa en el idioma chino tradicional que no admite Unicode, puede guardar el documento con la codificación Chino tradicional. Cuando el documento se abre en el programa con el idioma chino tradicional, todo el texto se muestra correctamente.

Elegir un estándar de codificación

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como. Si quiere guardar el archivo en una carpeta diferente, busque y abra la carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.
4. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Texto sin formato.
5. Haga clic en Guardar.
6. Si aparece el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office Word, haga clic en Continuar.
7. En el cuadro de diálogo Conversión de archivos, seleccione la opción del estándar de codificación que quiera usar:

• Para usar el estándar de codificación predeterminado para su sistema, haga clic en Windows (predeterminado).
• Para usar el estándar de codificación de MS-DOS, haga clic en MS-DOS.
• Para elegir un estándar de codificación específico, haga clic en Otra codificación y, después, seleccione el estándar de codificación que quiera de la lista. Puede obtener una vista previa del texto en el área Vista previa para comprobar si todo el texto se puede leer en el estándar de codificación que ha seleccionado.

7.1.4 FIRMA ELECTRÓNICA

Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en una información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se ha modificado. 

Crear una línea de firma en Word

1. En el documento o la hoja de cálculo, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una línea de firma.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la lista Línea de firma y después haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee que aparezca bajo la línea de firma:

• Firmante sugerido    Nombre completo del firmante.
• Título del firmante sugerido    Título del firmante, si corresponde.
• Dirección de correo electrónico del firmante sugerido    Dirección de correo electrónico del firmante, si corresponde.
• Instrucciones para el firmante: agregue instrucciones para el firmante. Por ejemplo: “Antes de firmar el documento, compruebe que el contenido es correcto”.

1. Active una o las dos casillas siguientes:

• Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar    Permitir que el firmante escriba una razón para firmar.
• Mostrar la fecha en la línea de firma: la fecha en la que el documento se firmó aparecerá con la firma.